Les projets au forfait contiennent en leur sein les gênes de leur propre dérive. Le contrat de réalisation au forfait donne à l’entreprise une impression de visibilité sur ce que sera le budget du projet. Il s’agit cependant d’un leurre qui demande une gestion particulière.
L’analogie du concessionnaire de voiture
Pour la société qui acquiert une solution informatique, cela revient à choisir un modèle de voiture et à le configurer avec de multiples options. Un contrat est alors signé, détaillant précisément ce que contient le modèle de série complété de toutes les options demandées et le prix qui en résulte.
Dans une concession automobile, l’histoire s’arrêterait là et vous attendriez patiemment la livraison de votre belle berline !
S’agissant des projets IT, la situation peut être légèrement différente. Votre prestataire peut certes vous faire signer un contrat (à un prix permettant de s’assurer le gain du marché…), mais indiquer dans le même temps qu’il faudra rediscuter de certaines « options » afin de préciser vos besoins, ce qui correspond à la phase d’analyse fonctionnelle.
Naturellement votre équipe sera amenée a posteriori à réfléchir à nouveau à ses besoins sans la contrainte de l’urgence de la signature du contrat. C’est ici que ça se complique. Vos collaborateurs vont se rappeler qu’ils ont oublié le radar de recul, le limiteur de vitesse et vont tenter d’obtenir ce qui n’a pas été accepté pendant la négociation contractuelle. Autant d’options hors forfait !
Cette situation conduit nécessairement le prestataire à réévaluer à la hausse son budget, pourtant initialement forfaitaire ce qui place les parties dans une situation délicate.
Les modalités des projets qui s’appuient sur un contrat au forfait aboutissent ainsi très souvent à réévaluer le coût réel du projet. Et si l’entreprise cliente a la volonté de le faire aboutir, elle se devra de compléter l’enveloppe budgétaire initialement prévue pour éviter l’échec et l’issue judiciaire.
Certes, le coût d’un échec est toujours supérieur au coût d’un recadrage d’un projet, mais la pilule peut être difficile à faire avaler à une Direction Générale à qui on a promis un forfait.
5 points essentiels pour réussir son projet au forfait
- Evaluer la maturité de l’expression du besoin de votre entreprise.
- Challenger le fournisseur afin de vérifier que ce dernier dispose d’une compréhension la plus exhaustive possible du projet (compréhension éventuellement obtenue au travers d’une première phase de « due diligence »).
- Vérifier que le budget évalué par le fournisseur est non seulement réaliste, mais qu’il prend en compte les aléas (environ 10% du budget global). Un fournisseur qui présente un budget substantiellement inférieur à d’autres soumissionnaires, doit en exposer les raisons et les moyens.
- S’assurer que le Plan d’Assurance Qualité annexé au contrat mette en place une gouvernance capable de gérer les arbitrages de périmètre fonctionnel et des budgets associés.
- Piloter le projet de telle manière à ce qu’il y ait une répartition stricte des rôles entre le pilotage opérationnel du projet et le pilotage contractuel et financier (sans quoi, les arbitrages financiers risquent de ne jamais être réalisés à temps ce qui risque d’aggraver la dérive du projet).
